Economie/Gestion Réglementation

Suivre son fichier « clients »

Publié le
(Reprise partielle de notre article paru le  , sur notre blog « tpeconnect.fr) 

Pixabay

Artisan ou commerçant, vous avez mis en place votre fichier clients, ne serait-ce que pour votre suivi de facturation. Les données recueillies peuvent vous servir à la relation courante avec vos clients ou, par extension, aller jusqu’à faire des propositions commerciales, suivre les cartes de fidélité, …

La détention de ces données entre dans le cadre de la réglementation « Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) ». Quelles sont les traitements (utilisations) possibles et quelles actions mettre en place ?

Rappel, qu’est-ce qu’une « donnée personnelle » ?

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») est une donnée personnelle.

Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale…

Catégories de données collectées

  1. État-civil, identité, données d’identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
  2. Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.)
  3. Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
  4. Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
  5. Données de connexion (ex. adresses IP, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d’horodatage, etc.)
  6. Données de localisation (ex. déplacements, données GPS, GSM, …)
  7. Internet (ex. cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …)

Des utilisations courantes des données collectées

Objectif principal d’une application informatique de données personnelles, ces données ont pour finalité, par exemples :

  • Gestion des clients, envoi d’offres, d’invitations, programme de cartes de fidélité, suivi du « volume d’affaires », facturation, propositions de ristournes, …
  • Enquête de satisfaction, invitations « ventes privées », relance en cas de non réponse, avis après visite au magasin, …
  • Gestion des recrutements,
  • Surveillance des locaux, etc.

Qu’appelle-t-on « traitement de données » ?

L’article 4 du RGPD définit un traitement comme « [une] opération ou [un] ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel,… »

Sont ainsi considérés comme des traitements :

  • la collecte,
  • l’enregistrement,
  • l’organisation,
  • la conservation,
  • la structuration,
  • l’adaptation ou la modification,
  • l’extraction,
  • la consultation,
  • l’utilisation,
  • la communication par transmission,
  • la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition,
  • le rapprochement ou l’interconnexion,
  • la limitation,
  • l’effacement ou la destruction.

VIGILANCE, déjà des arnaques

Des entreprises et sociétés commerciales peu scrupuleuses profitent de cette réglementation pour faire des offres de services payantes et agitent le « chiffon rouge » de la sanction pour tenter d’influencer les chefs d’entreprise. Ne cédez pas à ces injonctions, mais profitez en pour vous interroger et faire le point sur votre conformité au RGPD ; souvent, vous n’aurez que peu de choses à ajuster, mais encore faut-il examiner sa situation.

Rappel des fondements de la RGPD

  • Le consentement « explicite » et « positif » : les entreprises et organismes doivent donner aux citoyens davantage de contrôle sur leurs données privées ;
  • Le droit à l’effacement (version allégée du droit à l’oubli) : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais pour 6 motifs bien précis (article 17) ;
  • Le droit à la portabilité des données personnelles : les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement. Lorsque la personne concernée exerce son droit à la portabilité des données en application du paragraphe 1, elle a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible (article 20) ;
  • le profilage : toute personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du règlement).

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Pôle Fiscalité-Doctrine

Pour contacter nos fiscalistes : F.AROZTEGUI au 02 48 53 06 71, D.BEAUVOIS au 02 48 78 53 87 ou fiscalite-doctrine@alliancecentre.fr

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